Certificado digital para empresas: o que é e quem precisa ter?

Certificado digital para empresas: o que é e quem precisa ter?

O certificado digital para empresas é uma das tecnologias que mais está em alta no momento. Portanto, se você tem um CNPJ, pode aproveitar esse recurso para manter sua contabilidade em dia. Ao adotar o certificado digital, a empresa passa a emitir as Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e) com muito mais facilidade e segurança, além de poder contratar um serviço de contabilidade online. Mas é comum surgir algumas dúvidas: afinal, quais empresas precisam de certificado digital? Qual é o procedimento para obtê-lo e qual a sua finalidade?

Acompanhe este conteúdo até o final e tire as suas dúvidas sobre o tema!

O que é certificado digital?

O certificado digital é basicamente um instrumento que permite que pessoas físicas ou jurídicas assinem documentos digitalmente e se identifiquem em ambientes online.

Ao contrário do que muitas pessoas imaginam, o uso do certificado digital tem total validade jurídica, seja com órgãos públicos, prefeituras, tribunais, órgãos fiscalizadores, etc. Ou seja, ao utilizar essa tecnologia, a sua empresa fica tão resguardada quanto se tivesse assinado os documentos à caneta.

Existem dois tipos de certificado digital para empresas:

  • - A1 — software que pode ser instalado em um ou mais computadores, com validade de até 1 ano;
  • - A3 — dispositivo físico utilizado para assinaturas digitais, com validade máxima de 3 anos (pode ser um token ou um smartcard).

Os certificados digitais para empresas também são diferenciados de acordo com a finalidade. Os principais adotados em pequenos negócios são:

  • - NF-e — utilizado para emitir documentos fiscais de diferentes tipos, como notas fiscais de serviço eletrônica (NFS-e);
  • - e-CNPJ — adotado para identificar a empresa em meios digitais e para realizar atos em ambientes online (inclusive emissão de notas fiscais).

O que é necessário para se obter um certificado digital para empresas?

Como conseguir um certificado digital para empresa é uma dúvida comum do empreendedor, mas o processo é mais fácil do que se imagina.

O primeiro passo é entrar em contato com a certificadora e reunir a documentação exigida pela autoridade certificadora. As exigências podem variar de acordo com cada empresa, mas geralmente os documentos necessários são:

  • - estatuto, contrato social ou ato constitutivo da empresa;
  • - cartão do CNPJ (impresso no site da Receita Federal);
  • - cadastro do SINTEGRA Estadual para empresas de comércio.

Também podem ser requisitados documentos dos responsáveis legais pela empresa, como:

  • - RG, CNH ou outro documento que comprove identidade;
  • - CPF;
  • - comprovante de residência.

O próximo passo é comparecer presencialmente à autoridade certificadora. Essa etapa é necessária para coletar a biometria (impressão digital) e fazer a validação. Em caso de mais de um sócio, é necessário que apenas o representante legal que foi indicado na Receita Federal compareça.

Resumindo, os passos para iniciar a emissão do certificado digital para empresas são:

  • - Contato com a certificadora desejada
  • - Pagamento
  • - Agendamento do procedimento presencial

Qual é a aplicação do certificado digital para empresas?

Os certificados digitais oferecem muitas vantagens para as empresas. Ao obter o e-CNPJ, por exemplo, é possível:

  • - realizar transações bancárias com mais segurança;
  • - acessar serviços da Receita Federal, como o centro virtual de atendimento ao contribuinte (eCAC), SEFAZ, etc.;
  • - assinar contratos virtualmente com validade e segurança;
  • - usar serviços de contabilidade online;
  • - enviar declarações como o Imposto de Renda da Pessoa Jurídica (IRPJ);
  • - emitir documentos fiscais;
  • - participar de leilões online;
  • entre outros.

Além disso, o certificado digital ajuda a empresa a se manter regularizada perante o Fisco, já que com esse recurso o pequeno empreendedor consegue emitir e assinar as notas fiscais eletrônicas com segurança. Outro destaque é a eliminação da etapa de protocolo físico do livro contábil, que passa a ser realizado online.

Se você for um prestador de serviço, por exemplo, poderá emitir as notas fiscais de serviço eletrônicas (NFS-e), conforme exigência da legislação. Outra vantagem é que o certificado digital impede que um documento seja alterado depois de assinado.

O certificado digital também comprova autoria, data e hora da assinatura. Assim, a empresa consegue garantir a autenticidade do documento em uma eventual fiscalização do governo.

Quem precisa de certificado digital?

Por lei, o certificado digital é obrigatório para empresas enquadradas no regime Lucro Presumido e apenas algumas cidades para Simples Nacional (como Belo Horizonte e Porto Alegre).

Além disso, as empresas que possuem funcionários precisam da tecnologia para cumprir as obrigações trabalhistas e previdenciárias no eSocial — sistema do governo que torna as atividades mais simples de serem resolvidas.

Mesmo que você trabalhe sozinho e a sua empresa não se enquadre nessas obrigações, vale a pena considerar que o certificado digital oferece diversas vantagens, entre elas, ele permite que você contrate um serviço de contabilidade online como a Contabilizei — o que torna sua contabilidade mais simples e econômica.

Outras vantagens do certificado digital para empresas:

  • - segurança — elimina a ocorrência de fraudes nas transações, incluindo as bancárias;
  • - economia — extingue a necessidade de gastar com reconhecimento de firma e com a impressão de documentos;
  • - facilidade — permite assinar e emitir documentos de forma mais ágil e prática;
  • - comodidade — oferece mais conforto no dia a dia, já que reduz a necessidade de se dirigir a cartórios e órgãos públicos;
  • - redução de erros — proporciona mais eficácia, já que as plataformas permitem automatizar diversas tarefas.

Como você viu, o certificado digital para empresas é uma tecnologia que só tem a oferecer mais facilidade e praticidade e é obrigatório para automatizar a contabilidade do seu negócio.

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