7 erros que você não pode cometer na conciliação bancária

7 erros que você não pode cometer na conciliação bancária

Se você administra um negócio, a conciliação bancária faz parte da sua rotina de gestão. Este processo consiste na conferência das informações do extrato de pagamento das suas máquinas de cartão com o seu extrato bancário.

Apesar de trabalhosa e minuciosa, a conciliação dá ao empreendedor domínio sobre sua situação financeira, precisão do fluxo de caixa, facilita o planejamento e oferece controle sobre todas as transações da empresa.

Entretanto, em meio a tantos processos, conferências e etapas, muitas vezes as informações do seu saldo bancário não batem com suas informações de vendas. Acumulados, estes pequenos erros e inconsistência entre a entrada e saída de capital podem prejudicar a saúde da sua empresa a longo prazo.

Para que você não comprometa seus resultados nem corra o risco de ter uma visão equivocada no seu fluxo de caixa, separamos os 7 erros que você não pode cometer na conciliação bancária.

Boa leitura!

Não implementar controles financeiros

O primeiro erro é anterior ao processo da conciliação bancária.

O controle financeiro é como subir uma escada. Para chegar no topo, você deve subir todos os degraus do piso até o andar de cima. Com suas finanças funciona da mesma forma.

Para que seja possível fazer o processo de conciliação bancária de uma maneira eficiente, seu negócio deve dispor de outras ferramentas, como o fluxo de caixa e a conciliação de cartão.

Apenas a conciliação bancária não será o suficiente para administrar todas as suas despesas e receitas, ela é apenas parte de um processo mais amplo de gestão. Se seu negócio não dispõe destes recursos, ele pode ter seu sucesso ameaçado e corre o risco de fechar as portas.

Mas calma, conforme falaremos mais adiante, hoje existem soluções online e gratuitas para te ajudar neste controle.

Transferências não processadas

Algumas transferências, como cheques, boletos ou DOCs, podem ter sido feitas e não terem sido compensadas pelo banco. O seu fluxo de caixa deve obrigatoriamente considerá-los para evitar divergências.

Nestes casos, deve-se avaliar individualmente a transação para saber se foi realmente o prazo de compensação ou problemas com o seu banco.

Informações duplicadas

As informações duplicadas são muito comuns em estabelecimentos comerciais, sobretudo em épocas de muita movimentação, em que o alto fluxo de clientes torna o dia a dia do estabelecimento mais corrido.

Este tipo de problema acontece quando a máquina contabiliza duas vezes uma única venda ou quando a informação da venda vem duplicada no extrato mesmo com o estorno realizado. É fundamental confrontar estes dados com seu controle interno de vendas para verificar a origem da inconsistência e solucioná-la.

Impostos, taxas e débitos indevidos

Algumas cobranças de taxas e impostos não previstas podem causar grandes divergências entre o extrato das suas máquinas de cartão e seu extrato bancário.

Entre as principais cobranças estão o IOF, taxas bancárias e de transações. Para garantir que você não esteja pagando mais do que devia, é bom verificá-las sempre.

É comum que as taxas de manutenção da conta bancária sofram divergência daquelas acordadas com seu banco. Muitas vezes, ocorre alteração de valor sem que você seja notificado. Para verificar e esclarecer essas tarifas, entre em contato com a instituição financeira ou ligue diretamente para seu gerente de conta.

Por isso, vale conferir detalhadamente todas as taxas e tarifas aos quais você está sujeito. Mas não é só isso. Alguns pagamentos de impostos, caso não sejam lançados no fluxo de caixa ou estejam fora do seu controle financeiro, podem causar divergências de valores.

Divergências entre controle financeiro interno e extrato bancário

Divergências entre os valores o seu controle interno e do extrato bancário podem ocorrer. São muitos os fatores que podem levar a este cenário, como lançamentos manuais não registrados ou cobrança indevida de juros e taxas.

Para descobrir a causa, tenha sempre verifique os documentos originais, como extrato detalhado de vendas da sua máquina de cartão, comprovantes, entre outros. Feito isso, identifique o erro no seu controle interno e o corrija o quanto antes.

Uma dica importante é não atrasar o registro das movimentações. Acompanhe diariamente seu controle e registre imediatamente seus pagamentos e recebimentos.

Cancelamentos e chargebacks

Este é um problema muito comum na conciliação de cartão e no fluxo de caixa e, portanto, pode acabar impactando sua conciliação bancária.

Cancelamentos de compras e chargebacks dificultam o controle financeiro. As datas, valores e eventuais custos que o empreendedor tenha com estas transações precisam estar registradas e consolidadas para não desencadear problemas nos estornos e divergências nos extratos.

Depósitos não identificados

A premissa básica da conciliação é: valores desconhecidos não podem ser conciliados. Para evitar depósitos não identificados, mantenha um controle rigoroso de suas finanças. Quando estes depósitos ocorrem, é importante identificá-lo o quanto antes.

Eles podem ocorrer por conta de vendas não registradas, erros de transferência, antecipações, entre outros. Separe estes depósitos em seu controle para investigar sua origem.

De acordo com a legislação fiscal, estes depósitos devem ser tratados como receita do seu estabelecimento, logo, estão sujeitos a uma série de encargos e tributos. É importante identificá-los para não prejudicar seu controle.

Como evitar erros na conciliação bancária

Agora que você já viu os erros que você não pode cometer na conciliação bancária do seu negócio, é hora de entender como evitá-los.

Conforme vimos, a conciliação bancária é um processo que exige dedicação e acompanhamento diário. As divergências podem ter diversas causas e identificá-las para corrigi-las é o grande desafio.

Muitos empreendedores e comerciantes fazem este processo de forma manual ou através de planilhas. No entanto, ambos estão sujeitos ao mesmo problema: erro humano.

Seu colaborador pode esquecer de lançar uma venda, é possível digitar a fórmula errada, apagar uma informação importante, entre outros. A melhor forma de reduzir os erros da sua conciliação bancária é através da automatização.

Desta forma, a identificação de divergências é assertiva, mais rápida e eficiente.

Deixe uma resposta