Estamos esclarecendo dúvidas acerca da utilização de notas eletrônicas.

Empresas que emitem a Nota Fiscal Eletrônica, mais conhecida como NF-e ou NFC-e, costumam ter dúvidas quanto ao cancelamento ou inutilização das notas fiscais e até mesmo em que casos podem emitir a carta de correção.

A Nota Fiscal Eletrônica (conhecida como NF-e modelo 55) é emitida e armazenada eletronicamente, existindo apenas de forma digital, e tem a finalidade de documentar operações e prestações, antes da ocorrência do fato gerador. Assinada digitalmente com o certificado digital, a nota garante assim a validade jurídica do emitente e autorização de uso pela administração tributária da unidade federada do contribuinte.

A NF-e é utilizada apenas pelos contribuintes do IPI e/ou ICMS, ou seja, aqueles que possuem inscrição estadual.

NFC-e

Existe também a NFC-e (Nota Fiscal Eletrônica ao Consumidor – Modelo 65) destinada à Pessoa Física ou Jurídica que seja consumidor final, ou seja, que adquira mercadorias para seu próprio consumo e não para revenda.  Ela veio para substituir o cupom fiscal.

A NFC-e tem as mesmas características da NF-e, porém não serve para todos os tipos de operações. A NF-e, diferentemente da NFC-e, é utilizada também para outras operações de compra e venda, incluindo devolução, transferência, remessa, aproveitamento de crédito, etc.

Cancelamento da NF-e ou NFC-e

Toda NF-e ou NFC-e pode ser cancelada em caso de erro na emissão, desde que não tenha tido circulação da mercadoria. No entanto, o prazo limite para o cancelamento destas deve ser observado.

O cancelamento é feito no próprio sistema emissor da nota fiscal e cada estado brasileiro tem sua regra quanto ao tempo permitido para realizar o procedimento, que é realizado quando existe a necessidade de modificação no conteúdo do documento.

Após emitida, a nota não permite alterações. Qualquer mudança realizada após sua emissão invalida a assinatura digital. Ou seja, após assinar digitalmente uma nota e enviá-la para a SEFAZ, o único modo de corrigir a mesma é fazendo o cancelamento, ou então em alguns casos emitindo uma carta de correção.

Fim do prazo do cancelamento da nota

Mesmo com o fim do prazo do cancelamento da nota é possível realizar o procedimento. Nesse caso deverá ser aberto um processo de “cancelamento extemporâneo” no SEFAZ do estado da empresa, onde será solicitado ao órgão o cancelamento fora do prazo da nota fiscal em questão.

Carta de correção

A carta de correção é uma forma de corrigir alguns erros da nota eletrônica já emitida. Porém nem todas as informações da nota poderão ser corrigidas através da carta de correção. E para esses casos em que não é possível a alteração com a carta de correção é aconselhável o cancelamento da mesma e a emissão de uma nova.

A carta de correção eletrônica (CC-e), também é um arquivo digital assim como a NF-e, e não promove nenhum tipo de alteração no arquivo XML da NF-e emitida. Ela funciona como um documento adicional que esclarece em formato de texto as correções relativas à nota referenciada. O único objetivo da carta de correção é corrigir algumas informações simples da NF-e, informando quais campos deverão ser corrigidos com a informação contida nela.

A CC-e somente será usada para corrigir erros que sejam relacionados com:

• CFOP – Código Fiscal de Operação, desde que não mude a natureza dos impostos;
• Descrição da Mercadoria;
• Códigos Fiscais – Código de Situação Tributária (desde que não altere valores fiscais);
• Peso, Volume, Acondicionamento, desde que não interfira na quantidade faturada do produto;
• Dados do Transportador – Endereço do destinatário (desde que não na sua totalidade);
• Razão Social do Destinatário (desde que não altere por completo);
• Omissão ou Erro na Fundamentação Legal que Amparou a Saída com algum Benefício Fiscal, ou Operação que Contemple a sua Necessidade (dados adicionais);
• Inserir ou alterar dados adicionais na nota fiscal, como por exemplo, transportadora para redespacho, nome do vendedor, pedido do cliente, até mesmo trocar um fundamento legal mencionado indevidamente.

Não pode ser corrigido pela carta de correção eletrônica:

• Valores fiscais que determinam o valor do imposto, tais como: base de cálculo, alíquota, diferença de preço, quantidade, valor da operação ou da prestação; para estas situações se faz necessário a emissão de nota fiscal complementar de imposto;
• Correção de dados cadastrais que implique mudança do remetente ou do destinatário, ou descrição da mercadoria que altere a alíquota do imposto;
• Data de emissão ou de saída, pois o fisco pode entender que a alteração da data de emissão pode ter o objetivo de reaproveitar a mesma em outras entregas;
• Destaque de Impostos ou quaisquer outros dados que alterem o Cálculo ou a Operação do Imposto;

A CC-e também possui prazo. Deve ser transmitida até 720 horas (30 dias) a partir da autorização de uso da NF-e que será corrigida (verificar se no seu estado o prazo é o mesmo). Ela somente poderá ser transmitida para uma NF-e autorizada, pois não é possível corrigir uma NF-e cancelada.

Inutilização da numeração de nota fiscal

A inutilização, nada mais é do que a não utilização de alguma numeração da nota fiscal. Toda nota fiscal ao ser emitida segue uma ordem cronológica, ou seja por data, seguida de uma ordem numérica.

Para cada numeração não utilizada ou pulada, deverá ser feita a inutilização daquela numeração.

A inutilização é a informação ao SEFAZ de que uma numeração não foi utilizada, por algum motivo, podendo ser por quebra de sequência de nota ou por rejeição de nota por conter erros impeditivos para o envio que não possa ser corrigida.

Todas estas operações podem ser realizadas dentro do iERP ou iPDV de forma muito simples.