Imagine que você foi emitir uma nota fiscal eletrônica de serviços (NFS-e) para o seu cliente e, bem na hora, a internet caiu ou faltou energia elétrica? Sem problemas! Quem sabe o que é RPS na nota fiscal consegue resolver essa situação facilmente.

Esse documento substitui temporariamente a NFS-e, evitando que o cliente precise aguardar retorno do sistema ou que saia do seu estabelecimento sem uma nota.

Mas em quais situações o RPS pode ser utilizado? Como solicitar essa alternativa junto à prefeitura da sua cidade? É o que você vai descobrir agora.

O que é RPS na nota fiscal de serviços e quando ele pode ser utilizado

Saber o que é RPS na nota fiscal e a sua funcionalidade é essencial para sair de situações em que não é possível emitir imediatamente a NFS-e para o seu cliente.

Esse recibo é essencial para evitar que você tenha problemas por não emitir a nota na data correta, tais como pagamento de juros e multas ou com o Fisco, autoridade fazendária responsável pelo controle e fiscalização das leis tributárias.

Assim, em situações emergências em que se precisa comprovar a prestação de um serviço, mas se está, por algum motivo, sem acesso ao sistema de emissão, é indicada a utilização do RPS.

Tipos de recibos provisórios

Quem busca por informações sobre o que é RPS na nota fiscal descobre que existem três tipos de recibos:

• Recibo Provisório de Serviço (RPS): para notas fiscais eletrônicas de serviço;
• Recibo Provisório de Serviços de Nota Fiscal Conjugada (RPS-M): para notas mistas, ou seja, de produtos e serviços;
• Recibo Provisório de Serviços Simplificados (RPSS): para cupons fiscais.

Cada um deve ser utilizado de acordo com a nota fiscal que será substituída.

Como obter o RPS?

O Recibo Provisório de Serviços é um documento off-line que deve ser solicitado junto à prefeitura da sua cidade.

Por seguir as orientações legais de cada município, ele não é padronizado nacionalmente, dessa forma, cada região pode ter exigências diferentes. Ele também pode tanto ser confeccionado previamente quanto impresso na hora do uso.

No entanto, ao saber o que é RPS na nota fiscal, descobre-se que nem todas as prefeituras permitem a utilização desse documento, sendo que muitas exigem a emissão da NFS-e imediatamente.

Já de outro lado, temos as prefeituras que trabalham com a emissão de NFS-e automaticamente, via webservice ou integração, e que exigem o uso do RPS antes de gerar a nota fiscal. Nesse caso, ele é convertido pela própria prefeitura em NFS-e logo depois de solicitada a emissão.

Ou seja, antes de utilizar o RPS é importante verificar junto à prefeitura onde a sua empresa está registrada quais as condições e exigências locais, pois elas diferem bastante em cada região.

O que deve constar no RPS?

• CNPJ
• dados do contratante
• Descrição dos serviços

Entender melhor o que é RPS na nota fiscal consiste também em saber o que deve constar nesse documento.

Sua emissão deve ser numerada sequencialmente, feita em duas vias, sendo uma para o cliente e outra para o prestador de serviço. No RPS deve constar o CNPJ da sua empresa, dados do contratante e descrição dos serviços prestados.

Essas informações devem ser precisas e corretas, pois elas serão utilizadas na conversão desse documento em NFS-e.

Qual a validade desse recibo?

Os prazos para conversão do RPS em NFS-e também diferem em cada município, mas, de modo geral, a indicação é que seja feita até o quinto dia subsequente à emissão. Esse prazo não é prorrogável, também por esse motivo é aconselhável realizar esse procedimento o quanto antes.

Para isso, basta acessar o sistema de emissão de nota fiscal eletrônica, enviar o arquivo do Recibo Provisório de Serviços em texto ou extensão xml e gerar a nota fiscal eletrônica de serviços.

Não fazer essa conversão pode gerar punições e prejudicar seriamente o seu negócio. As penas previstas são definidas pela legislação de cada município.

Por que não é possível substituir a NFS-e pelo RPS?

Esse documento não pode ser utilizado como um substituto definitivo da nota fiscal eletrônica de serviços, ao contrário do que muitas pessoas ainda pensam, exatamente porque é provisório.

Quando se pesquisa mais a fundo o que é RPS na nota fiscal, descobre-se que, como seu próprio nome sugere, ele é provisório e só pode ser utilizado em caráter temporário e emergencial.

Seu uso tem como única finalidade evitar que seu cliente fique sem um documento fiscal após a realização do serviço e que a sua empresa sofra penalidades legais pela não emissão imediata.

Com tanta burocracia e documentos fiscais a serem emitidos, o ideal é encontrar uma forma de otimizar os processos para que você tenha tempo para se dedicar ao que mais importa: fazer a sua empresa crescer!

A NFE.io é um sistema que automatiza a emissão de notas fiscais. Com ele é possível emitir NF-e e enviar automaticamente para o e-mail dos seus clientes. Pelo dashboard da plataforma você tem acesso a relatórios que facilitam o controle das notas emitidas e a visualização dos valores correspondentes.

Cálculo automático de impostos, administração de diferentes CNPJs e consultas a órgãos como Correios e Receita Federal são outras funções que você pode executar através da NFE.io.

Quer saber mais? Clique aqui e vamos conversar sobre como melhorar o processo de emissão de notas da sua empresa.