Novos Prazos e Responsabilidades na Guarda de Arquivos Fiscais Eletrônicos
Novos Prazos e Responsabilidades na Guarda de Arquivos Fiscais Eletrônicos
Publicado por Inteligence Softwares e Plataformas de Gestão | Atualizado em Abril de 2025
O Ajuste SINIEF Nº 2/2025, que entra em vigor a partir de 1º de maio de 2025, traz uma mudança significativa no cenário da gestão fiscal eletrônica. A partir dessa data, todos os documentos fiscais eletrônicos emitidos deverão ser guardados por um período mínimo de 11 anos (132 meses), contados a partir da data de autorização do documento.
Documentos Incluídos na Regra
- Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)
- Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e)
- Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e)
- Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e)
- Bilhete de Passagem Eletrônico (BP-e)
- Nota Fiscal de Energia Elétrica Eletrônica (NF3e)
- Conhecimento de Transporte Eletrônico para Outros Serviços (CT-e OS)
- Guia de Transporte de Valores Eletrônica (GTV-e)
- Declaração de Conteúdo Eletrônica (DC-e)
- Nota Fiscal Fatura de Serviços de Comunicação Eletrônica (NFCom)
O Que Muda na Prática?
Até então, a legislação exigia que os documentos fiscais fossem armazenados por apenas 5 anos. Com a nova regra, o prazo mais do que dobra, exigindo que as empresas repensem e reforcem suas estratégias de armazenamento e backup fiscal.
É fundamental entender que essa obrigação de guarda é exclusivamente das empresas emitentes. Ou seja, o Estado não se responsabiliza pela retenção dos arquivos XML — o contribuinte deve manter cópias autênticas, legíveis e em condições de serem apresentadas sempre que exigido pelo fisco.
Atenção Total à Segurança das Cópias
As empresas devem adotar políticas rígidas de backup regular e seguro, preferencialmente com cópias em mídias físicas (HDs externos, pen drives criptografados) e também em ambientes em nuvem, com redundância e proteção contra falhas, corrupções e ataques cibernéticos.
A perda de arquivos XML pode gerar sérias consequências, como autuações fiscais, multas elevadas e até bloqueios de operação, caso não seja possível apresentar os documentos no momento de uma fiscalização. A guarda deve garantir a integridade e acessibilidade do conteúdo durante todo o período de 11 anos.
Sobre a Prescrição Tributária
Importante destacar que a nova exigência de 11 anos não altera a prescrição de débitos tributários, que continua sendo de 5 anos. O prazo ampliado se aplica exclusivamente à guarda documental para fins de fiscalização e comprovação contábil/fiscal.
Como se Preparar?
Cada estado poderá determinar a forma e a tecnologia de armazenamento mais adequada para os documentos. Assim, as empresas devem ficar atentas às orientações das secretarias estaduais da fazenda.
A Inteligence Softwares e Plataformas de Gestão oferece soluções completas para armazenamento automatizado e seguro de documentos fiscais eletrônicos, com integração aos sistemas de emissão e mecanismos inteligentes de backup criptografado e acesso sob demanda.
Conclusão
Essa é uma mudança de grande impacto na rotina das empresas brasileiras. A responsabilidade pela guarda de XMLs agora se estende por mais de uma década, e qualquer negligência poderá trazer sérios prejuízos. Invista agora em segurança documental e evite dores de cabeça no futuro.
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