Perda, roubo ou quebra de estoque: o ICMS deixa de ser devido?

Perdas de estoque fazem parte da realidade de muitas empresas. Mercadorias podem ser furtadas, roubadas, extraviadas, quebradas, deterioradas, vencidas ou destruídas em acidentes e sinistros.

Diante dessas situações, é comum surgir o seguinte entendimento:

“Se a mercadoria não foi vendida, então não existe ICMS a recolher.”

Embora não exista uma venda propriamente dita, essa conclusão está incompleta. A perda da mercadoria não transforma o roubo, a quebra ou o extravio em uma operação comercial tributada. Entretanto, ela pode gerar a obrigação de estornar o crédito de ICMS aproveitado no momento da entrada da mercadoria.

Na prática, não é correto simplesmente baixar o estoque e ignorar os reflexos fiscais da operação.

O ICMS incide sobre o roubo ou sobre a perda?

Não. O roubo, o furto, a quebra, o vencimento ou a deterioração da mercadoria não representam, por si mesmos, uma operação de circulação tributável pelo ICMS.

Não existe uma venda para o ladrão, para o acidente, para o incêndio ou para a perda operacional.

O ponto central está no crédito de ICMS que a empresa pode ter aproveitado quando comprou a mercadoria.

Portanto, a obrigação não decorre da tributação do roubo ou da quebra. Ela decorre, normalmente, da necessidade de devolver, por meio de estorno, o crédito de ICMS que deixou de possuir fundamento.

Entendendo o princípio da não cumulatividade

O ICMS é um imposto não cumulativo. Isso permite que o contribuinte compense o imposto devido nas saídas com o ICMS cobrado anteriormente nas entradas.

Quando uma empresa compra uma mercadoria para revenda, normalmente registra o produto no estoque e aproveita o crédito do ICMS destacado no documento fiscal de aquisição, desde que atendidas as condições previstas na legislação.

Esse crédito é admitido porque existe a expectativa de que a mercadoria seja posteriormente utilizada em uma operação sujeita à tributação.

Quando a mercadoria é perdida antes da venda, a operação futura que sustentaria aquele crédito deixa de existir.

O que acontece quando a mercadoria é perdida?

A Lei Complementar nº 87/1996, conhecida como Lei Kandir, estabelece as regras gerais relacionadas ao crédito do ICMS.

De acordo com o artigo 21, o contribuinte deverá efetuar o estorno do imposto anteriormente creditado quando a mercadoria entrada no estabelecimento vier a perecer, deteriorar-se ou ser objeto de extravio.

Essa regra pode alcançar situações como:

• roubo;
• furto;
• extravio durante o transporte ou armazenamento;
• quebra ou avaria;
• deterioração;
• vencimento de produtos;
• incêndio;
• alagamento;
• destruição acidental;
• inutilização de mercadorias;
• outras perdas devidamente comprovadas.

Exemplo prático de estorno do ICMS

Considere uma empresa comercial que adquiriu mercadorias para revenda nas seguintes condições:

Na entrada das mercadorias, a empresa registra um crédito de ICMS de R$ 18.000,00.

Antes que os produtos sejam vendidos, todo o lote é roubado ou destruído em um incêndio.

Como as mercadorias não serão mais utilizadas em operações tributadas, a empresa deverá analisar a obrigação de estornar o crédito anteriormente aproveitado.

Nesse exemplo, caso a perda envolva a totalidade do lote e não exista tratamento específico na legislação estadual, o estorno poderá corresponder aos R$ 18.000,00 de crédito.

Esse valor não representa ICMS cobrado sobre o roubo. Representa a devolução de um crédito que não poderá mais ser mantido.

Por que o impacto pode parecer uma nova cobrança?

Quando o crédito é estornado, ele deixa de ser utilizado para reduzir o ICMS devido pela empresa no período.

Por isso, o estorno pode aumentar o saldo de ICMS a recolher ou reduzir o saldo credor disponível para os períodos seguintes.

Financeiramente, a empresa sente o impacto como um aumento da carga tributária. Tecnicamente, porém, não existe uma nova tributação sobre a mercadoria perdida.

O que existe é a retirada de um crédito fiscal que havia sido registrado anteriormente.

Roubo ou furto não eliminam automaticamente a obrigação fiscal

O fato de a empresa também ter sido vítima de um crime não significa que os registros fiscais possam ser ignorados.

A empresa precisa realizar corretamente:

• a baixa física da mercadoria no estoque;
• o registro contábil da perda;
• a escrituração dos documentos relacionados à ocorrência;
• a apuração do crédito de ICMS vinculado às mercadorias;
• o eventual estorno do crédito;
• os registros exigidos na Escrituração Fiscal Digital;
• a guarda dos documentos comprobatórios.

Simplesmente excluir o produto do estoque, sem analisar o impacto fiscal, pode deixar diferenças entre o estoque físico, o estoque contábil, o SPED Fiscal e a apuração do ICMS.

Quais documentos devem comprovar a perda?

Toda baixa de estoque por perda, roubo, furto, quebra ou deterioração deve estar amparada por documentação consistente.

Dependendo da situação, a empresa poderá precisar dos seguintes documentos:

• boletim de ocorrência policial;
• laudo técnico;
• relatório interno da ocorrência;
• inventário físico das mercadorias atingidas;
• relação detalhada dos produtos e quantidades;
• fotografias das mercadorias avariadas;
• documentação do Corpo de Bombeiros;
• comunicado da transportadora;
• documentação da seguradora;
• termo de descarte ou destruição;
• documentos fiscais de entrada;
• registros contábeis e fiscais correspondentes.

A documentação deve permitir a identificação das mercadorias, dos valores envolvidos, das quantidades perdidas e dos créditos fiscais anteriormente apropriados.

É necessário emitir nota fiscal para baixar o estoque?

A resposta depende da legislação da unidade da Federação em que o estabelecimento está localizado e do motivo da baixa.

Em determinadas situações, a legislação estadual pode prever a emissão de documento fiscal para regularização do estoque, baixa, estorno ou registro da ocorrência. Em outras, o ajuste pode ser realizado por registros específicos na escrituração fiscal.

É necessário analisar, entre outros elementos:

• a legislação estadual aplicável;
• o regulamento do ICMS do estado;
• o motivo da perda;
• o tipo de mercadoria;
• a existência de crédito na entrada;
• o regime tributário da empresa;
• as regras da Escrituração Fiscal Digital;
• eventuais regimes especiais.

E quando a mercadoria estava sujeita à substituição tributária?

As mercadorias sujeitas ao ICMS por substituição tributária exigem uma análise específica.

Nesse regime, o imposto das operações seguintes pode ter sido recolhido antecipadamente por outro contribuinte. Dependendo da legislação estadual, do momento da perda e da forma como o imposto foi recolhido, pode existir tratamento relacionado a ressarcimento, restituição ou impossibilidade de recuperação.

Não é recomendável aplicar automaticamente às mercadorias com substituição tributária o mesmo procedimento utilizado para uma operação comum.

E se a empresa receber uma indenização do seguro?

A indenização paga por uma seguradora, em regra, não corresponde a uma venda de mercadoria e não representa circulação comercial sujeita ao ICMS.

Entretanto, o recebimento da indenização não mantém automaticamente o crédito do ICMS apropriado na compra.

São fatos distintos:

• a perda física da mercadoria;
• o tratamento do crédito do ICMS;
• o recebimento da indenização securitária;
• o reconhecimento contábil do prejuízo e da indenização.

Cada um desses fatos deve ser registrado de acordo com sua natureza.

Existem exceções?

Sim. Como o ICMS é um imposto de competência estadual, os procedimentos podem variar de uma unidade da Federação para outra.

Podem existir regras específicas para:

• perdas normais do processo industrial;
• quebras tecnicamente inevitáveis;
• evaporação ou redução natural de determinados produtos;
• calamidades públicas;
• enchentes e desastres naturais;
• mercadorias sujeitas à substituição tributária;
• operações beneficiadas por regimes especiais;
• situações com direito a restituição ou ressarcimento.

Por isso, o tratamento deve considerar a legislação federal, o regulamento estadual do ICMS e as normas específicas aplicáveis ao estabelecimento.

Perdas normais e perdas anormais não devem ser tratadas da mesma forma

Algumas atividades apresentam perdas naturais e previsíveis durante o processo de produção, armazenamento, manipulação ou comercialização.

É o caso, por exemplo, de produtos que sofrem evaporação, redução de peso, corte, fragmentação ou desgaste natural.

Essas perdas normais podem receber tratamento diferente das perdas anormais provocadas por roubo, furto, incêndio, avaria extraordinária ou falha operacional.

A classificação incorreta pode provocar estornos indevidos, manutenção irregular de créditos ou divergências no custo das mercadorias.

O perigo de fazer apenas uma baixa manual

Quando o controle é realizado manualmente, o usuário pode baixar o produto do estoque e esquecer etapas importantes.

Entre os erros mais comuns estão:

• baixar a mercadoria sem informar o motivo;
• não vincular a ocorrência ao documento de entrada;
• não calcular o crédito de ICMS correspondente;
• não realizar o estorno quando necessário;
• utilizar um CFOP incompatível;
• emitir uma nota fiscal inadequada;
• registrar uma venda inexistente;
• não gerar os registros fiscais correspondentes;
• deixar divergências entre estoque, contabilidade e SPED;
• não guardar os documentos que comprovam a ocorrência.

Um erro aparentemente simples pode permanecer escondido durante vários períodos e somente ser identificado em uma fiscalização, inventário ou cruzamento eletrônico de dados.

Como o sistema de gestão ajuda a evitar esses erros?

Um sistema de gestão não deve apenas permitir que o usuário altere a quantidade de um produto. Ele precisa entender o contexto da movimentação e ajudar a empresa a cumprir corretamente suas obrigações.

Ao registrar uma perda, quebra, roubo, furto, deterioração ou extravio, o sistema deve solicitar e relacionar informações como:

• motivo da baixa;
• produto e quantidade afetada;
• valor do estoque baixado;
• documento fiscal de origem;
• crédito tributário relacionado;
• data da ocorrência;
• responsável pelo registro;
• documentos comprobatórios;
• impacto contábil e fiscal da movimentação.

Com essas informações, o sistema pode alertar o usuário sobre possíveis inconsistências antes que a movimentação seja concluída.

Conclusão

Perda, roubo, furto, quebra, extravio ou deterioração de mercadorias não representam uma venda e não constituem, por si mesmos, um novo fato gerador do ICMS.

Entretanto, isso não significa que a empresa possa simplesmente retirar a mercadoria do estoque e ignorar o imposto.

Quando houve aproveitamento de crédito de ICMS na entrada, a perda da mercadoria pode exigir o estorno desse crédito, porque o produto deixou de ser utilizado em uma operação futura tributada.

Portanto, a afirmação correta não é:

“A mercadoria foi roubada ou perdida, então não existe mais nenhuma obrigação de ICMS.”

O entendimento mais adequado é:

“O roubo ou a perda não são tributados como uma venda, mas a empresa precisa analisar e realizar o estorno do crédito de ICMS, quando exigido pela legislação.”

Essa diferença é essencial para manter a escrituração fiscal, o estoque e a contabilidade em conformidade.